唐山师范学院干部人事档案管理规定

院政［2004］14号

干部人事档案工作是党的干部工作的一个重要组成部分，是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。根据中组部下发文件规定，结合我院实际情况，特作如下规定：

一、干部人事档案材料及时归档的规定

1、干部履历表、离退休登记表、晋升专业技术职务呈报表、业务考核表、转正定级审批表、调整工资级别审批表、嘉奖及记功审批表等材料，主要由院人事处及上级主管部门形成。院人事处在材料形成后，应及时送交干部人事档案室归入本人档案。

2、出国学习、外出进修等业务成绩单和工作思想鉴定等材料，由主管部门及时送交档案室归入本人档案。

3、干部任免呈报表、中层干部离退休审批表由组织部门送交人事档案室。发展的党员材料待转正后将入党志愿书、入党申请书、发展审查材料、自传以及转正材料由组织部门一并送交档案室归入本人档案。

4、优秀党员、优秀党务工作者、劳动模范、模范教师、模范教育工作者、优秀教师、优秀教育工作者及优秀教学、科研等奖项材料由负责上报评审的部门及时送交档案室归入本人档案。

5、院纪检、监察部门及组织人事部门对于干部违纪处理的材料及撤销处分材料，由负责人审查后及时送交档案室归入本人档案。

6、归档材料手续必须完备。凡规定应由组织审查盖章的，必须有组织盖章。组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料，须经本人见面签字(本人见面后未签字的由组织说明)；任免呈报表(包括上报考察材料)和录(聘)用审批表必须注明批准的机关名称、时间和文号；出国、出境审批表要说明出去和返回时间及出去的目的。

7、归档材料必须是办理完毕的正式材料原件。材料必须真实完整、文字清楚，不得涂改。档案材料统一使用16开规格的办公用纸，用炭素或蓝黑墨水书写。

8、干部档案管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续，待材料和手续完备后方可装入本人档案。

二、查阅和借阅人事档案的规定

1、查阅和借阅人事档案仅限于任免、组织发展、政审、工作调动及出国等情况。

2、查阅干部人事档案时应按介绍信所注明的要求和目的查阅有关内容；需摘抄的内容应与介绍信的要求和目的相符，并经档案管理人员核实同意后加盖公章方能有效。

3、查阅内容必须保密。查阅人员不得向无关人员泄漏，如有违犯视情节轻重，予以批评教育直到纪律处分。

4、本院人员查阅人事档案，除学院领导及组织、人事部门外，只限各支部书记、组织委员查阅，非党员干部不得查阅人事档案。

5、本人不得查阅自己和有关亲属的档案。

6、查阅档案时严禁涂改、圈划、撤换档案材料。

7、为确保档案安全，不受损坏，查阅档案时严禁吸烟、饮水。

8、查阅档案要事先在《查阅人事档案登记表》上按要求进行登记。

9、干部人事档案一般不外借。特殊情况，经主管领导批示，办理外借手续。借用人事档案除要严格遵守查阅档案的一切规定外，借用单位还应妥善保存，不得转借；借用一般不得超过一个星期，逾期须办理续借手续，特殊情况下不得超过一个月；交接档案时要认真检查材料是否齐全，如有丢失，要及时查找补救，并追究当事人责任。

10、查阅和借用人事档案的个人或单位，不得擅自拍照、复印档案内容。因工作需要确需从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门，部门负责人审批后由人事干部办理复制。

三、转递干部人事档案及复印档案材料的规定

1、干部工作调动或职务变动后人事部门应及时将档案转给新的主管单位。

2、干部人事档案应通过机要交通转递或派党员干部专人送取，不准邮寄或干部本人自带。

3、在收到干部调档函后开始办理人事档案转递事宜。

4、转出的档案必须完整齐全，装订整齐。转递档案必须按统一规定的“干部人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密包装。

5、收档单位核对无误后，一个月内把回执退回。若转出单位未收到回执，应信函催问，以防丢失。

6、教职工学习成绩、学历证明属人事档案的组成部分，原则上不准抽出复印。属特殊情况(报考研究生、公派出国等)必须复印的，须经人事部门负责人签字同意，由人事干部办理复印。

本规定由人事处负责解释。

                                  2004年4月21日